En ordre de definició, podem veure la planificació com el grup d'estratègies que s'han d'implementar per tal d'arribar a una meta establerta. És important que aquestes estratègies siguin desenvolupades seguint un ampli estil de treball en què coexisteixen diversos elements. Primer s'ha de d'analitzar una situació específica per tal de passar després a buscar els objectius que es volen aconseguir per arribar a aquesta meta.
Si prenem com a exemple una persona que desitja dirigir-se cap algun lloc, Primer haurà de decidir quin és el lloc a què vol anar; un cop decidit ha de donar els passos necessaris per arribar-hi.
Gràcies a la planificació les persones són capaços d'aconseguir els objectius que es plantegen. El temps que els prengui aconseguir aquests objectius podria variar depenent de la persona, de les seves habilitats i coneixements específics que poden moure en la consecució d'aquest objectiu característic. També entren en joc i s'han de prendre en consideració els recursos de què disposi cada persona per aconseguir el que desitja.
La planificació es divideix en dos vessants essencials. Pot classificar-se en diferents formes, però les més importants resulten ser la tàctica i l'estratègica. La planificació tàctica és aquella que es realitza en curt temps, i generalment es dóna quan cal sobreposar-se a un fet inesperat el més aviat possible.
La planificació estratègica és aquella que pren més temps i es dóna quan es volen realitzar anàlisis molt més gran de les coses que es necessiten, i que se sap que requeriran de temps. Per a qualsevol de les dues es requereixen aquests principis, però és l'estratègica la que et permet abastar-amb més temps disponible i d'una forma més elaborada.
Per què planifiquem?
Moltes persones amb el pas el temps s'han fet aquesta mateixa pregunta. En moltes ocasions podríem arribar a pensar que les coses que vam aconseguir, ja sigui al mitjà i llarg termini, ens vénen lliurades únicament per la bondat de l'univers o per accions que duem a terme sense planificació anterior. No obstant això, això no és d'el tot cert, perquè fins al més mínim detall requereix de planificació.
Exemple: Si prepares una simple tassa de cereal en el matí, pot ser que pensis que ho has planificat res, però el simple fet d'aixecar-i saber què és el que vas a prendre per esmorzar ja és un pla en si mateix, i el prendre els implements i utilitzar-los és part de la planificació. Els éssers humans planifiquem tot el temps per evitar córrer riscos innecessaris i per aconseguir que les coses que fem es facin de la manera més eficient en el menor temps possible.
Quan es parla de planificació administrativa les coses prenen un caire una mica més complex i ens hem de remetre a certs principis coneguts com a principis de la planificació per fer-nos les coses no només més suportables, sinó també més eficients. Aquí analitzarem quins són aquests principis, per utilitzar-los a l'hora de tirar endavant les nostres empreses i projectes.
Principis de la planificació
Cada etapa de l'procés administratiu s'ha de regir per una sèrie de principis que es tornen indispensables si el que es vol és aconseguir una administració racional.
Si es vol fer una planificació eficient, és important seguir els següents principis.
- factibilitat
- Objectivitat i quantificació
- flexibilitat
- Unitat
- De el canvi d'estratègies
- Compromís
- factor limitant
- inherència
factibilitat
En aquesta etapa és important definir que el pla sigui realitzable. Potser soni com una cosa que les persones ja coneixen, però hi ha moltes persones que es plantegen objectius que són pràcticament impossibles ia la llarga resulten inviables.
El pla que realitzem ha de ser viable; no s'han de tenir mires massa altes o que siguin massa optimistes, ja que el procés de planificació està lligat també als fets ia la informació i recursos que es posseeixen. La planificació deu adaptar-se a les condicions objectives que actuen en el nostre medi ambient.
Objectivitat i quantificació
Estableix la necessitat d'utilitzar dades objectives, com estadístiques, taules de probabilitats, quantificacions dades numèriques i càlculs matemàtics per tal que no hi hagi cap risc a l'hora de realitzar els plans.
Quan estàs planejant alguna cosa és imprescindible que les coses que planeges es trobin basades en dades reals i no en especulacions dades pobres, que no permetran que els seus projectes avancin, ja que la planificació es troba supeditada a la informació que es manegi. Si la informació és dolenta, la resta de la planificació estarà perillant.
flexibilitat
Aquest és un dels principis de la planificació més importants. Quan es porta a terme una planificació és molt important mantenir o comptar amb certs nivells de folgança que permetin afrontar situacions imprevistes. Unes de les parts importants de planejar alguna cosa és sempre pensar que les coses podrien trastocar i tenir sempre en la nostra mà un "Pla B" que ens eviti perdre temps a l'hora de continuar si se'ns ha presentat un imprevist.
El no establir-nos en el nostre pla un matalàs de seguretat que no ens permeti quedar de el tot inactius si alguna cosa arriba a passar podria ser fatal per als nostres projectes, ja que perdríem recursos i dañaríamos els plans fins al moment.
Unitat
En aquesta part s'explica que tots els plans específics que manegi l'empresa han d'estar també adherits a un pla general. Deuen dirigir-se i treballar-se junts a fi que es trobin relacionats en el mateix enfocament, i que a l'treballar en un d'ells se li permeti a l'empresa millorar el sistema per al compliment de l'objectiu general.
Així doncs la unitat en el principi de planificació ens diu que no pots arribar a complir un objectiu general sense complir abans els objectius específics que ens comporten a aquest.
Per citar un exemple, no pots tenir un automòbil sense rodes. Si el que tens per objectiu general és la construcció o reconstrucció d'un vehicle motoritzat, no pots complir aquest objectiu general si no compleixes primer l'objectiu específic de fer-te amb unes llandes.
De el canvi d'estratègies
Quan s'estén un pla en relació a el temps, és a dir, quan un pla passa a ser de mitjà a llarg termini, bé sigui per contratemps o perquè simplement hi va haver una falla de càlcul pel que fa a la durada, han de modificar-se els paràmetres i canviar-se les estratègies que s'utilitzaven abans, per tal de millorar el rendiment del que s'està fent.
Això no vol dir que s'abandoni el projecte o la planificació de la mateixa, sinó que l'empresa haurà de canviar les dades, els paràmetres utilitzats, els pressupostos i recursos per poder millorar el que calgui millorar.
Compromís
El principi de compromís ens diu que els cànons de l'empresa han d'estar dirigits en vistes a l'mitjà termini, ja que la planificació a mitjà termini és la més convenient. això és així perquè aquest tipus de planificació és el que permet que els compromisos de l'empresa encaixin en el futur, I deixa temps perquè puguin pensar com fer que les polítiques i tendències puguin canviar-se en previsió d'un imprevist.
També els membres d'aquesta empresa han de trobar cent per cent compromesos amb el compliment de les metes i objectius que l'empresa es plantegi, i cent per cent compromesos amb els principis de la planificació, per tal que siguin útils en la consecució dels mateixos .
factor limitant
Aquest principi ens diu que l'empresa en qüestió ha de disposar de mitjans competents que li permetin detectar aquests factors que poden limitar o frenar els èxits de la seva organització. Si hi ha alguna falla en el pla a seguir, aquest departament ha de ser capaç d'ubicar-la amb eficiència i velocitat, i també de treballar en conseqüència per remoure o salta-la en cas necessari.
Aquest principi és el que ens planteja i emfatitza la importància de la objectivitat a l'hora de seleccionar un curs d'acció entre diferents alternatives per assolir els objectius proposats. En altres paraules aquest principi ens permetrà triar quina és la millor opció a seguir per arribar a la meta més ràpida i eficientment.
inherència
Aquest principi ens revela que en la planificació està integrada a la condició humana, i que indiferentment si és dins d'una organització, o en solitari, només mitjançant la planificació es pot conduir a l'èxit dels projectes que portem a terme, perquè d'aquesta forma podem determinar un temps de resposta objectiu i arribar a complir-les en l'espai estipulat.
Alguns dels problemes més comuns a l'hora de planificar
D'acord amb investigacions realitzades en l'entorn empresarial, Hi ha alguns errors que moltes persones o organitzacions cometen a l'hora de realitzar la planificació dels projectes de les seves empreses.
- No prendre en consideració l'entorn macro-econòmic
- No realitzar l'anàlisi FODA corresponent; entengui anàlisi de fortaleses, oportunitats, debilitats i amenaces que tota empresa ha de realitzar a consciència.
- Ignorar el factor humà i la seva importància a l'hora de treballar en el projecte.
- Minimitzar la importància de la comunicació a tal d'aconseguir que tots estiguin conscients el projecte en què es treballa
- No aprofitar el poder de les aliances comercials.
- No clarificar correctament les metes, fent-les difuses i poc comprensibles.
Si bé planificar és una cosa que podem fer tot i no ser conscients que ho estem fent, ja que és una cosa que neix amb la capacitat de pensar, així i devem ser capaços de utilitzar els principis de la planificació a fi de fer que els nostres plans siguin molt més organitzats i les nostres metes molt més fàcils d'aconseguir. Hem d'utilitzar aquest esquema i estar a l'pendent de no cometre els errors, ja que d'aquesta forma aconseguirem portar els nostres projectes a el següent nivell.